因此，為了貫徹這三項要素，我們制定了「最遲在24小時前，議程沒有分發給與會人員的會議禁止召開」這項規則，取名為「A24B守則（Agenda 24hours Before the meeting）」，之後於18間公司實施本規則，並在公司內張貼載明此規則的海報，務求徹底執行。

剛開始很多人表示「這會增加主辦人員的準備作業」而反對，未遵守此A24B守則的會議也多達20%以上，但是試辦兩個月之後，與會者的滿意度提升，會議所需時間平均也減少了12%。於議程中明確記載的會議目的達成率有75%，因此達到了縮減量（時間）並提高質（成果）的目標。

        在以22間公司與會人員為對象的調查結果中看到，當大家理解了願景和策略，執行戰術的意願就會提高（35%）；當自身的存在或活動獲得認可時，動機也會提升（46%）。主導者提出明確的方針，有意識地提升團隊整體動機的會議，才是「應該召開的會議」。

        我們再一次縮減經過分類的會議。

        最應該受到改善的是「資訊共享會議」。召集10人以上，每個人分別發表一週報告這種「常見的會議」，實在無法稱之為高效率的會議。讓與會者確認刊登在網路上的資訊，或是只為了彼此確認營業目標達成率而召開的會議，都應該立即停止，如果會議目的只是為了共享資訊，利用「Chatwork」、「Teams」或「Slack」等IT工具就可以取代。

        有時候為了傳達熱情或激勵而當面進行指導是必要的，但這項儀式並不需要每週固定時間舉行，而「教育、啟蒙會議」也需要重新整理、審視，如果是偏重於提問的類型，就採面對面，如果是以確認為主，就可以活用IT工具。

        在替「做出決策的會議」瘦身時，最重要的部分在於選擇成員，例如限定成員參與的決策會議中，有沒有習慣性地找「沒有權限的人」出席？是否沒有明確區分需要廣納眾人意見的會議，以及需要做出決策的會議，就不清不楚地開了好幾次會？

        「做出決策的會議」一定要先決定好做決策的方式再參加，例如是採多數決，或是由上位者決定；是以實現的可能性決定，還是以投資報酬率決定？如果不這樣先決定好做決策的方式，就會反覆出現「太在意與會者的臉色因而無法作成決策的會議」，然後再為了做各種準備而不斷增加次要會議，因此請大家重新檢視這類會議。

嘴角上揚成果也會跟著上揚

        和成果（銷售量、收益）最有關聯的就是「企劃、想法的會議」，能在會議中找出富創造力的想法，或是有效的解決對策非常重要。擁有不同見解的成員能夠安心自在提出彼此的意見相當重要，也必須有「想法的加乘」（以他人的想法借力使力想出其他相關的想法），因此採面對面聚集的方式召開。這個「企劃、想法的會議」能夠分配到多少時間，還有能夠「自由提出多少想法」，這樣的會議引導（場面管理）非常重要。有必要決定好適當的與會者人數，讓所有人都能發言，以及創造出可以自由發表意見的氣氛。與會者最好混雜不同年齡層、性別、職務的人，才能夠期待有更多的想法。

企劃會議中與會者的「表情」也極為重要，經常性皺著眉頭的人和臭著一張臉的人，請有意識地放鬆自己的表情，這個指令與其說是要帶著笑容，不如說是上揚嘴角。

        我們在製造業及媒體企業兩間公司實際實施了上揚嘴角活動兩個星期，尤其是讓年長男性義務性地揚起嘴角帶著笑容參加會議。剛引進這個活動時，受到擔任管理職的主管強烈反對，甚至被叫到小房間聽了一個小時以上的教訓，於是我們約好試辦兩個星期，如果沒有成效就不再繼續，他們這才不情不願地實施。

        事後，我們以匿名的方式向與會者做了問卷調查，問卷回收率有86%，當中回答「有效」的與會者有92%，「希望以後繼續下去」的人也有78%。

        其中最有效的是會議時間減少了。雖然這項活動的目的在於改善效果，也就是讓與會者激發出更多想法，但是試辦部門的會議時間，比實施活動前的一個月，以及前一年同一月份減少了8%。消除「凝重沉悶的氣氛」讓會議充滿活力，也產生會議進行速度變快的效果。

        與本項活動有關的員工有180人，若以平均年收入及平均加班時間為基準計算，這兩個星期的效果相當於節省了400萬日圓的費用，可說是嘴角上揚成果也會跟著上揚。

創新，來自45分鐘會議的「空檔時間」

        經過分析各公司的會議後，有90%以上的企業將會議時間的預設值（原始設定）訂為60分鐘，而大型公司平均會拖延3分鐘才開始會議，這是因為沒有考慮到這場會議與下一場會議的會議室有一段距離，會議結束以後移動需要時間，而在行事曆上塞滿了一場又一場60分鐘的會議，並且還有一個傾向是即使會議提早在60分鐘以內結束，也會拖拖拉拉浪費時間直到表定結束時間。

        因此我們將21間公司的會議時間預設值改為45分鐘，Outlook等行事曆應用程式原本是以30分鐘為一個單位，也跟著改成15分鐘為一個單位。

        藉由這個方式，可以帶來三項效果。第一是會議依照預定時間開始的機率提高至原本的六倍；第二，大家意識到要在短時間內結束會議，因此事前準備更確

實了，會事先寄送重要事項，並在會議通知郵件中提醒「請先行閱讀附件資料第3～5頁後再出席會議」。

        而最具效果的是，從多出來的15分鐘產生出創新。當會議結束，離開會議室時的「現在有時間嗎？」這種輕鬆的討論正是創新的源頭。

        經過我們追蹤14間公司的新事業是從哪裡創造出來的之後，得到了以下的結果。

第一名  會議室周邊（會議前後站著談話時）

第二名  開放空間

第三名    食堂、員工餐廳

第四名    會議室

        沒錯，比起待在會議室中，在會議開始之前或在開放空間站著輕鬆討論，最後更能讓想法開花結果。

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圖片/影音/資料來源 : 皇冠文化集團

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